Proforma Invoice là gì? Những nội dung của hóa đơn này là gì? Là những câu hỏi được wingo nhận về nhiều nhất mấy hôm nay về lĩnh vực buôn bán, nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa. Cùng tìm hiểu tất tần tật những thông tin trên ngay tại bài viết dưới đây nhé!
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice hay còn được viết tắt là PI dịch ra có nghĩa là hóa đơn chiếu bạ hay hóa đơn chiếu lệ. Bản chất của hóa đơn này chính là bản nháp của 1 số hóa đơn thương mại chính thức của các lô hàng. Khi quan sát hóa đơn này thì ta có thể nắm được những thông tin của hàng hóa cơ bản như là mẫu mã, số lượng, tổng số tiền hay đơn giá sản phẩm,..
Proforma Invoice là 1 bản nháp của hóa đơn chính thức nên cho dù có những thông tin tương tự 1 hóa đơn chính thức nhưng không có hiệu lực để thanh toán hay nhận tiền. Hóa đơn này thường dùng để người bán cam kết về hàng hóa và những thông tin mua hàng đối với người mua kể cả mức giá.
Khi đã có hóa đơn chiếu lệ thì 2 bên người mua và người bán sẽ tiếp tục bạn bạc, trao đổi rồi thống nhất những điều khoản có trong hợp đồng. 2 bên có thể thay đổi và xem xét thêm những thông tin có trong hóa đơn chiếu bạ cho tới khi đạt được thỏa thuận phù hợp cả 2 bên.
Nội dung của hóa đơn chiếu bạ Proforma
Trong hóa đơn chiếu bạ cần phải có nội dung thể hiện được các thông tin cơ bản sau đây:
- Thông tin cơ bản về người mua ( nhập khẩu) và người bán ( xuất khẩu)
- Số và ngày PI
- Payment: Thông tin thanh toán theo để nghị của người bán như thông tin tài khoản giao dịch ngân hàng.
- Thông tin của lô hàng cơ bản như là mẫu mã, số lượng,..
- Port of Loading: Tên của cảng bốc hàng
- Port of Destination: Tên của cảng đến
- ETA: Thời gian dự kiến hàng đến nơi
Proforma Invoice được phát hành khi nào?
Vậy thì khi nào hóa đơn này được phát hành và những điều kiện để phát hành PI?
Theo nguyên tắc thì thời điểm chính xác phát hành PI không có quy định vì hóa đơn này không nhất thiết bên bán phải phát hành.Tuy nhiên việc phát hành hóa đơn này sẽ giúp thúc đẩy quá trình giao dịch nhanh chóng và thuận lợi cho việc giao dịch.
PI sẽ được phát hành trong trường hợp:
- Người bán sẽ phát hành cho bên người mua về các chứng từ của lô hàng trong thời điểm mà hàng hóa chưa giao.
- Người bán cần có những chứng từ xác nhận về giá trị của lô hàng để có thể tiến hành làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo quy định của các quốc gia đó.
- Khi chưa có những thông tin đầy đủ cần thiết hoặc chưa đủ điều kiện, thời điểm để phát hành hóa đơn thương mại. Khi đưa ra PI thì 2 bên sẽ bàn bạc xong xuôi rồi tiến hành tới việc phát hành hóa đơn thương mại.
Những điều cần lưu ý về hóa đơn chiếu bạ
Có thể sửa đổi được khi:
- Bên mua muốn giảm giá nếu cảm thấy bên bán đưa ra 1 mức giá quá cao.
- Bên mua muốn nhận hàng nhanh hơn và muốn thay đổi thời gian nhận hàng.
- Nhà nhập khẩu muốn thay đổi những thông tin về lô hàng hay muốn thay đổi các mẫu mã, số lượng của lô hàng.
- Nếu cảm thấy không phù hợp về phương thức vận chuyển.
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice
Để phân biệt 2 loại hóa đơn này thì ta cần nắm được những đắc điểm cũng như mục đích sử dụng của từng loại hóa đơn. Phải nhận biết được những điểm khác nhau giữa 2 loại hóa đơn này.
Điểm giống nhau của 2 loại hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ đó chính là nội dung của 2 loại hóa đơn. Chúng đều có những thông tin thể hiện rõ những đắc điểm của hàng hóa như màu sắc, chất liệu, số lượng và đơn giá của các sản phẩm xuất nhập khẩu.
Sự khác nhau giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ được thể hiện qua những yếu tố sau, dựa vào đó ta có thể phân biệt được 2 loại hóa đơn này:
- Hóa đơn chiếu lệ là 1 bản hóa đơn được soạn ra nhằm mục đích như 1 bản thảo giữa 2 bên mua bán với nhau nên hoàn toàn có thể điều chỉnh và sửa đổi được nội dung và các điều khoản cho tới khi 2 bên kí kết. Nếu như 1 PI đã được sửa đổi thì bạn có thể đưa ra những đánh dấu để phân được được các lần thay đổi, còn đối với CI hóa đơn thương mại thì 1 khi đã được đưa ra là bất di bất dịch không thay đổi được.
- Về thời điểm phát hành của 2 loại hóa đơn này thì hóa đơn chiếu lệ được phát hành khi lô hàng về chưa được gửi đi và cũng chưa tiến đến bước ký hợp đồng chính thức. Hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi lô hàng đó được gửi đi hoặc đóng vào cont.
- Về tính pháp lí thì hóa đơn thương mại có hiệu lực cao hơn hóa đơn chiếu lệ bởi hóa đơn thương mại có thể được sử dụng làm thủ tục thông quan còn hóa đơn chiếu lệ được sử dụng như 1 loại hóa đơn thường để người mua có thể biết được thông tin về lô hàng chứ không thể thanh toán hay chuyển tiền dựa vào hóa đơn đó.
- Thường thì hóa đơn chiếu lệ sẽ không được chấp nhận để thay thế cho hóa đơn thương mại.
- Về số tiền và đơn giá trên hóa đơn chiếu lệ chỉ mang tính chất tham khảo do người bán đưa ra và có thể bàn bạc đàm phán sửa đổi giữa 2 bên sao cho đưa ra 1 mức giá hợp lí nhất. Mức giá được ghi trong hóa đơn thương mại là mức giá cuối cùng, giá chốt.
- Về tính cám kết của giao dịch thì CI có giá trị cực kì quan trọng là phương tiện xác nhận được giao dịch mua bán xuất nhập khẩu. Còn PI được xem như thảo, cách để người bán chào giá, kê khai hàng hóa nhập vào phục vụ hoạt động triển lãm, trưng bày.
- PI không có chức năng để hạch toán kế toán như CI.
Những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ nhất PI và các vấn đề xung quanh hóa đơn chiếu bạ. Cùng theo dõi các bài viết mới của Wingo để xem những thông tin cực hay ho về xuất nhập khẩu nhé!