CQ là gì? Certificate of Quality là gì? Đây là những câu hỏi cốt yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi bước chân vào lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng cần phải nắm vững để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt. Trong bối cảnh các quy định về hải quan ngày càng thắt chặt vào năm 2026, việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ thiếu sót, đặc biệt là các giấy tờ chứng minh chất lượng, thường khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ chậm trễ thông quan hoặc bị từ chối nhập hàng. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện từ khái niệm, vai trò đến quy trình xin cấp CQ mới nhất, giúp bạn tối ưu hóa nghiệp vụ ngoại thương và nâng cao uy tín với đối tác quốc tế.
Khái niệm CQ (Certificate of Quality) là gì?
CQ là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Certificate of Quality, dịch sang tiếng Việt là Giấy chứng nhận chất lượng. Đây là một loại chứng từ quan trọng dùng để xác nhận rằng lô hàng thực tế có chất lượng, thông số kỹ thuật và các đặc tính kỹ thuật đáp ứng đúng các tiêu chuẩn đã được cam kết trong hợp đồng mua bán. Những tiêu chuẩn này có thể căn cứ theo quy định của nhà sản xuất, tiêu chuẩn quốc gia của nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu, hoặc các quy chuẩn quốc tế phổ biến như ISO, ASTM, JIS… Về bản chất, CQ đóng vai trò như một “bản cam kết” hay “bằng chứng xác thực” khẳng định sản phẩm bên trong kiện hàng hoàn toàn phù hợp với những gì đã thỏa thuận trên giấy tờ, đảm bảo giá trị sử dụng trước khi đến tay người tiêu dùng hoặc được đưa vào dây chuyền sản xuất.
Tại sao hàng hóa xuất nhập khẩu cần có giấy Certificate of Quality?
Trong môi trường giao thương quốc tế đầy rủi ro, giấy Certificate of Quality không chỉ đơn thuần là một tờ giấy thủ tục mà còn mang lại những lợi ích thiết thực sau:
- Chứng minh hàng hóa đạt chuẩn kỹ thuật: CQ là bằng chứng xác thực nhất cho thấy sản phẩm đã vượt qua các bài kiểm tra nghiêm ngặt, tuân thủ đúng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO, IEC hoặc tiêu chuẩn quốc gia TCVN. Đây là điều kiện tiên quyết để hàng hóa “vượt rào” kỹ thuật và được phép lưu hành tại các thị trường khó tính.
- Bảo vệ người tiêu dùng và uy tín thương hiệu: Việc có CQ giúp doanh nghiệp khẳng định cam kết về chất lượng, loại bỏ các nghi ngại về hàng giả, hàng nhái hay hàng kém chất lượng. Điều này giúp bảo vệ an toàn cho người sử dụng và xây dựng niềm tin vững chắc từ phía khách hàng.
- Căn cứ pháp lý để nghiệm thu hợp đồng và dự thầu: Trong các giao dịch lớn, CQ là chứng từ bắt buộc để các bên tiến hành thanh toán và nghiệm thu hợp đồng thương mại. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp tham gia đấu thầu dự án, Certificate of Quality chính là thành phần “trọng yếu” trong hồ sơ năng lực để chứng minh hàng hóa đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư.
Phân biệt rõ ràng CO và CQ trong xuất nhập khẩu (Tránh nhầm lẫn)
Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, thuật ngữ “CO CQ” thường xuyên được nhắc đến như một cặp bài trùng không thể tách rời. Tuy nhiên, việc đánh đồng hai loại chứng từ này là một sai lầm có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý và thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Thực tế, CO và CQ mang bản chất và mục đích hoàn toàn khác biệt.
Để giúp bạn có cái nhìn chuẩn xác nhất và tránh nhầm lẫn khi làm hồ sơ, dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa CO (Certificate of Origin) và CQ (Certificate of Quality):
Bảng so sánh CO và CQ
| Tiêu chí | CO (Certificate of Origin) | CQ (Certificate of Quality) |
| Tên gọi | Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa | Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa |
| Mục đích chính | Xác nhận nguồn gốc, nơi sản xuất của hàng hóa. | Xác nhận chất lượng và thông số kỹ thuật của hàng hóa. |
| Vai trò kinh tế | Là căn cứ để được hưởng các ưu đãi về thuế quan (theo các hiệp định FTA). | Là căn cứ để thông quan hàng hóa, nghiệm thu hợp đồng và cam kết với khách hàng. |
| Cơ quan cấp phát | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ Công Thương, VCCI…) | Nhà sản xuất hoặc Tổ chức giám định độc lập (Bên thứ 3). |
| Nội dung hiển thị | Tên nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, quy cách đóng gói, tiêu chí xuất xứ. | Các chỉ số kỹ thuật, kết quả kiểm nghiệm, tiêu chuẩn sản xuất (ISO, TCVN…). |
Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bộ phận thu mua và logistics của doanh nghiệp chuẩn bị đúng loại giấy tờ cần thiết cho từng khâu: CO để tối ưu thuế và CQ để khẳng định uy tín chất lượng.
Phân loại CQ và Thẩm quyền cấp phát tại Việt Nam
Tại Việt Nam, việc xác định loại CQ và đơn vị cấp phát đóng vai trò then chốt trong việc quyết định lô hàng có đủ điều kiện thông quan hay được chấp nhận trong các hồ sơ dự thầu hay không. Dưới đây là phân loại chi tiết và các cơ quan có thẩm quyền mà bạn cần biết.
Các loại Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) phổ biến
Dựa vào đơn vị ban hành, CQ thường được chia thành hai nhóm chính với giá trị pháp lý và độ tin cậy khác nhau:
- CQ do nhà sản xuất tự cấp: Đây là chứng nhận mang tính chất cam kết nội bộ. Nhà sản xuất tự kiểm tra sản phẩm dựa trên quy trình của mình và cấp giấy chứng nhận cho người mua.
- Ưu điểm: Quy trình nhanh chóng, không tốn kém chi phí thuê bên ngoài.
- Nhược điểm: Độ tin cậy không cao đối với các cơ quan chức năng hoặc thị trường quốc tế khó tính vì thiếu tính khách quan.
- CQ do cơ quan độc lập (Bên thứ 3) cấp: Đây là loại CQ có giá trị pháp lý cao nhất. Chứng từ này được cấp bởi các tổ chức kiểm định có năng lực chuyên môn và được công nhận đạt chuẩn quốc tế ISO/IEC 17065 (như Vinacontrol, Quacert, SGS, Intertek).
- Ưu điểm: Khách quan, minh bạch, là yêu cầu bắt buộc trong hồ sơ hải quan đối với hàng hóa thuộc danh mục rủi ro hoặc các dự án đầu tư công.
- Nhược điểm: Tốn chi phí kiểm nghiệm và thời gian chờ đợi đánh giá.
Cơ quan nào có thẩm quyền cấp CQ?
Tùy vào tính chất mặt hàng và yêu cầu của nước nhập khẩu, thẩm quyền cấp hoặc chỉ định đơn vị cấp CQ tại Việt Nam bao gồm:
- Bộ Công Thương: Quản lý và cấp phép cho các tổ chức đánh giá sự phù hợp đối với các mặt hàng thuộc quản lý chuyên ngành.
- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): Trong một số trường hợp đặc thù liên quan đến chứng nhận thương mại.
- Các tổ chức kiểm định độc lập: Các đơn vị này phải được các tổ chức công nhận (như Văn phòng Công nhận Chất lượng – BOA thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ) đánh giá và cấp chứng chỉ công nhận. Các đơn vị nằm trong hệ thống VICAS (Hệ thống công nhận tổ chức chứng nhận Việt Nam) là những địa chỉ uy tín nhất để doanh nghiệp xin cấp CQ.
- Cơ quan chuyên ngành: Ví dụ, thiết bị y tế sẽ do các đơn vị được Bộ Y tế chỉ định, hay thực phẩm sẽ do các tổ chức được Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn ủy quyền kiểm định và cấp chứng nhận.
Hướng dẫn quy trình xin cấp giấy chứng nhận chất lượng (CQ)
Để quy trình thông quan và nghiệm thu hàng hóa diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm vững các bước thực hiện nghiệp vụ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình xin cấp giấy chứng nhận chất lượng (CQ) cập nhật mới nhất cho năm 2026.
Quy trình này thường được áp dụng khi doanh nghiệp làm việc với các tổ chức chứng nhận độc lập (Bên thứ 3) để đảm bảo tính khách quan và giá trị pháp lý cao nhất.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các chứng từ sau để cấu thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh:
- Đơn đề nghị cấp CQ: Theo mẫu của tổ chức chứng nhận.
- Bản sao Giấy phép Đăng ký kinh doanh: Chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp.
- Chứng từ thương mại: Hợp đồng (Contract), Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List).
- Tài liệu kỹ thuật: Bản vẽ, thông số kỹ thuật, quy trình sản xuất hoặc các chứng chỉ chất lượng đã có (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ và Thẩm định
Sau khi chuẩn bị xong, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống trực tuyến của tổ chức chứng nhận.
- Tổ chức chứng nhận sẽ tiếp nhận và tiến hành rà soát tính hợp lệ, đầy đủ của các loại giấy tờ.
- Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc giải trình trong giai đoạn này.
Bước 3: Đánh giá hiện trường và lấy mẫu thực tế
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình:
- Các chuyên gia kỹ thuật sẽ trực tiếp xuống nhà máy sản xuất hoặc kho bãi/cảng (nơi tập kết hàng hóa) để kiểm tra điều kiện thực tế.
- Tiến hành lấy mẫu thử nghiệm theo phương pháp xác suất hoặc theo quy định của tiêu chuẩn áp dụng. Mẫu này sẽ được đưa về phòng thí nghiệm đạt chuẩn để kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng.
Bước 4: Thẩm xét kết quả và cấp CQ
Dựa trên kết quả thử nghiệm và báo cáo đánh giá hiện trường, tổ chức chứng nhận sẽ đưa ra quyết định cuối cùng:
- Đối với hàng hóa thông thường: Thời gian cấp giấy thường từ 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi có kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu.
- Đối với hàng hóa đặc thù: Các nhóm hàng như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế… quy trình kiểm nghiệm có thể phức tạp hơn, thời gian có thể kéo dài lên đến 20 ngày.
Cập nhật Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa mới nhất (Hiệu lực 2026)
Bước sang năm 2026, hành lang pháp lý về quản lý chất lượng tại Việt Nam đã có những bước ngoặt lớn. Việc nắm bắt kịp thời các thay đổi trong Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa sửa đổi 2025 (có hiệu lực từ đầu năm 2026) là điều bắt buộc để doanh nghiệp tránh các sai phạm về nghiệp vụ.
Sự thay đổi từ Luật năm 2007 sang Luật sửa đổi năm 2025 đánh dấu bước tiến trong việc số hóa và tiệm cận các tiêu chuẩn quản lý toàn cầu. Dưới đây là 2 thay đổi trọng yếu tác động trực tiếp đến việc cấp và sử dụng giấy Certificate of Quality (CQ):
1. Thay đổi mô hình quản lý: Từ 2 nhóm sang 3 cấp độ rủi ro
Trước đây, hàng hóa thường được phân loại đơn giản thành Nhóm 1 (không gây mất an toàn) và Nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn). Tuy nhiên, luật mới đã chuyển dịch sang Mô hình quản lý rủi ro 3 cấp độ:
- Cấp độ rủi ro thấp: Doanh nghiệp tự công bố chất lượng và tự chịu trách nhiệm (thường chỉ cần CQ nội bộ).
- Cấp độ rủi ro trung bình: Yêu cầu có chứng nhận từ bên thứ 3 hoặc công bố hợp quy dựa trên kết quả thử nghiệm định kỳ.
- Cấp độ rủi ro cao: Kiểm soát nghiêm ngặt từ khâu sản xuất đến lưu thông, bắt buộc phải có CQ từ các tổ chức chứng nhận được chỉ định khắt khe.
Cách phân loại mới này giúp cơ quan chức năng tập trung nguồn lực vào các mặt hàng trọng điểm, đồng thời giảm bớt gánh nặng thủ tục cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa ít rủi ro.
2. Áp dụng “Hộ chiếu số sản phẩm” (Digital Product Passport – DPP)
Một trong những điểm đột phá nhất của Luật 2025 là việc bắt buộc áp dụng Hộ chiếu số sản phẩm (DPP) đối với một số nhóm ngành hàng xuất khẩu chủ lực.
- Minh bạch thông tin: Thay vì chỉ tồn tại dưới dạng bản giấy hay file PDF rời rạc, thông tin về CQ sẽ được tích hợp vào một mã QR hoặc chip định danh trên sản phẩm.
- Truy xuất nguồn gốc tức thời: Hải quan và người tiêu dùng có thể quét mã để kiểm tra toàn bộ dữ liệu về chứng nhận chất lượng, đơn vị cấp phát, và thời hạn hiệu lực của CQ trên nền tảng số quốc gia.
- Chống làm giả: Hệ thống này giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng chỉnh sửa hoặc làm giả giấy Certificate of Quality thủ công, nâng cao tính minh bạch cho thị trường.
Việc chuyển đổi sang nền tảng số không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là tấm vé giúp hàng hóa Việt Nam dễ dàng thâm nhập vào các thị trường “khó tính” như EU hay Mỹ, nơi các quy định về DPP đang dần trở thành tiêu chuẩn bắt buộc.
Cách kiểm tra CQ thật giả để phòng tránh rủi ro thương mại
Trong giao dịch thương mại, việc gặp phải các loại giấy tờ giả mạo là rủi ro cực lớn, có thể khiến doanh nghiệp bị phạt nặng hoặc bị đối tác hủy hợp đồng. Để bảo vệ mình, bạn cần biết cách “soi” chứng từ một cách chuyên nghiệp.
Đừng chỉ nhìn vào tờ giấy và tin ngay. Hãy thực hiện quy trình kiểm tra 2 bước dưới đây để đảm bảo giấy Certificate of Quality bạn đang cầm trên tay là hoàn toàn hợp lệ.
1. Kiểm tra hình thức và tính nhất quán (Manual Check)
Đây là bước phản xạ đầu tiên giúp bạn loại bỏ những chứng từ làm giả thô sơ:
- Mã số tham chiếu (Reference Number): Mỗi tờ CQ đều có một mã số định danh duy nhất. Hãy đối chiếu mã số này với các chứng từ liên quan như Invoice, Packing List xem có khớp nhau không.
- Con dấu và Chữ ký: Kiểm tra xem con dấu của tổ chức cấp có sắc nét không, hay là hình ảnh được in/chèn vào một cách cẩu thả. Chữ ký của người có thẩm quyền thường phải đi kèm với chức vụ rõ ràng.
- Thông tin đơn vị cấp: Kiểm tra địa chỉ, số điện thoại và website của tổ chức cấp chứng nhận. Các tổ chức uy tín như SGS, Vinacontrol luôn có thông tin liên hệ minh bạch trên giấy tờ.
2. Tra cứu điện tử qua hệ thống BOA (Electronic Verification)
Đây là cách xác thực có độ tin cậy cao nhất, giúp bạn biết tổ chức cấp CQ có thực sự “đủ trình” hay không:
- Truy cập hệ thống của BOA: Vào trang web chính thức của Văn phòng Công nhận Chất lượng (BOA).
- Tra cứu tổ chức chứng nhận: Sử dụng mã số công nhận của tổ chức (ví dụ: VICAS 0xx) để kiểm tra xem đơn vị đó có còn trong thời hạn hiệu lực công nhận hay không.
- Kiểm tra phạm vi cấp phép: Lưu ý rằng một tổ chức có thể được cấp phép chứng nhận cho ngành hàng này nhưng lại không có chức năng chứng nhận cho ngành hàng khác. Hãy đảm bảo họ được BOA cấp phép đúng lĩnh vực mà sản phẩm của bạn đang kinh doanh.
- Quét mã QR (Nếu có): Với xu hướng “Hộ chiếu số sản phẩm” năm 2026, phần lớn CQ thật sẽ có mã QR dẫn trực tiếp về database của tổ chức cấp. Hãy dùng điện thoại quét và đối soát thông tin hiện thị trên màn hình với bản cứng.
Lưu ý: Nếu thông tin trên hệ thống điện tử và bản giấy có bất kỳ sự sai lệch nào, doanh nghiệp nên tạm dừng giao dịch và yêu cầu giải trình ngay lập tức để tránh “tiền mất tật mang”.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Certificate of Quality
Doanh nghiệp có thể tự cấp giấy CQ cho mình được không?
Có, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xuất Giấy chứng nhận xuất xưởng (Factory Certificate) hoặc chứng nhận chất lượng nội bộ. Tuy nhiên, loại giấy này thường chỉ có giá trị lưu hành nội bộ hoặc dùng cho các giao dịch nhỏ lẻ, ít rủi ro. Đối với các lô hàng xuất khẩu sang thị trường quốc tế, các dự án đấu thầu hoặc công trình lớn, Hải quan và đối tác thường bắt buộc yêu cầu CQ do một tổ chức độc lập (Bên thứ 3) có thẩm quyền cấp để đảm bảo tính khách quan và pháp lý.
Giấy CQ có phải là chứng từ bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ hải quan không?
Không hẳn là bắt buộc đối với tất cả các mặt hàng. Tuy nhiên, CQ trở thành chứng từ bắt buộc trong hai trường hợp sau:
Theo quy định pháp luật: Áp dụng cho nhóm hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (hàng hóa nhóm rủi ro cao theo Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa 2025).
Theo thỏa thuận thương mại: Được quy định rõ trong hợp đồng mua bán giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu hoặc là yêu cầu bắt buộc của ngân hàng khi mở thư tín dụng (L/C).
Thời hạn hiệu lực của một giấy CQ thường là bao lâu?
Thông thường, giấy CQ sẽ có hiệu lực theo từng lô hàng cụ thể (tương ứng với số Serial hoặc số lô ghi trên chứng từ). Tuy nhiên, đối với chứng nhận chất lượng theo hệ thống (như ISO), thời hạn hiệu lực thường là 3 năm với các kỳ đánh giá giám sát định kỳ hàng năm. Doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm hết hạn để thực hiện tái đánh giá kịp thời.
Kết luận: Làm chủ nghiệp vụ CQ để bứt phá trong giao thương quốc tế
Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu chi tiết về CQ là gì cũng như tầm quan trọng không thể thay thế của Certificate of Quality trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Đây không chỉ đơn thuần là một loại giấy tờ hành chính mà còn là “giấy khai sinh” khẳng định tiêu chuẩn chất lượng, là tấm vé thông hành giúp hàng hóa của bạn tự tin bước vào những thị trường khắt khe nhất.
Trong bối cảnh luật pháp năm 2026 đang chuyển dịch mạnh mẽ sang mô hình quản lý rủi ro và số hóa chứng từ (DPP), việc hiểu rõ nghiệp vụ và quy trình xin cấp CQ sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí phát sinh trong quá trình thông quan.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo dựng niềm tin tuyệt đối với đối tác và khách hàng.
- Hạn chế rủi ro pháp lý, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến hàng giả, hàng kém chất lượng.
Hãy nhớ rằng, một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp với đầy đủ CO, CQ chuẩn chỉnh chính là nền móng vững chắc nhất cho mọi thương vụ thành công.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về quy trình kiểm định chất lượng hoặc cần hỗ trợ thủ tục hải quan nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Wingo Logistics để được tư vấn giải pháp tối ưu nhất!