Commercial Invoice là gì? Những điều cần biết về hóa đơn thương mại

Commercial Invoice là một trong những chứng từ, tài liệu quan trọng khi bạn thực hiện xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế. Vậy cụ thể chứng từ Commercial Invoice là gì, những điều cần lưu ý và tầm quan trọng của chứng từ này ra sao. Cùng tìm hiểu trong bải viết dưới đây nhé!

Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice hay hoá đơn thương mại được gọi tắt (CI) là một loại chứng từ thương mại được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. Trên một hóa đơn thương mai tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thông tin sau: đặc điểm hàng hóa, giá thành nhập, số lượng, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán , vận chuyển,…

CI là chứng từ vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu quốc tế hiện nay. Đây là chứng từ mà các nhà cung cấp bắt buộc phải có để chỉ ra số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và xác định giá trị hải quan để căn cứ đó tính giá thuế nhập khẩu. Nó thể hiện giá mua, giá bán của hàng hóa mà công ty bạn nhập khẩu. 

Commercial Invoice có chức năng gì?

• CI sẽ dùng cho việc thanh toán giữa bên bán và bên mua/ người xuất khẩu và người nhập khẩu. Commercial Invoice sẽ là căn cứ để bên bán yêu cầu bên mua thanh toán cho mình.
• Bên cạnh đó, CI còn là cơ sở để tính toán số thuế xuất nhập khẩu mà công ty bạn phải nộp. Điều này hầu hết ai lên tờ khai hải quan sẽ hiểu rõ về việc nhập số tiền hoá đơn vào phần mềm hải quan.
• Commercial Invoice còn là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ quan trọng khác trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh liên quan. Khi khai hải quan, việc đối chiếu chéo chứng từ này với các thông tin tương ứng trên vận đơn, Packing List, giấy báo hàng đến,… là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu như có sự sai khác giữa các giấy tờ, người làm chứng từ hoặc khai hải quan phải lập tứ kiểm tra và bổ sung chỉnh sửa ngay số liệu.

Ý nghĩa của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu

Commercial Invoice hay hoá đơn thương mại điện tử là loại chứng từ đặt biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu. Điều đó được thể hiện qua các yếu tố:

• Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng
• Trong việc xác lập thanh toán với đối tác, hoá đơn thương mại điện tử cũng là một chứng từ quan trọng
• Ngoài ra, Invoice còn là căn cứ thiết yếu để có thể xác định được giá trị hải quan của hàng hoá. Từ đó có thể tính được thuế nhập khẩu

Tuy nhiên, bạn cần chú ý rằng Commercial Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hoá của bên nhập khẩu (người mua)

Số lượng bản sao của hoá đơn (tính cả bản chính và bản sao) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.

Thường thì Commercial Invoice sẽ được phát hành một bản gốc và 2 bản sao. Ở mỗi nước thì luật pháp sẽ có những quy định khác nhau và không hạn chế số lượng bản chính. Đây là điều thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo hải quan theo yêu cầu của bên mua.

Các nội dung cần có trên Commercial Invoice

Người mua (Buyer/Importer)

Cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến bên mua như: Tên công ty, fax, địa chỉ, người đại diện, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng thanh toán,..

Người bán (Seller/Exporter)

Cũng phải đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản về người bán giống như người mua

Số Invoice

Là mục thể hiện số tên viết tắt chuẩn, hợp lệ do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại.

Ngày Invoice

Ngày Invoice là ngày 2 bên ký hợp đồng và sẽ là trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading)

Hình thức thanh toán

Terms of Payment có thể kể đến những phương thức phổ biến như:  T/T; L/C; D/A; D/P. Được dùng phổ biến nhất chính là T/T (điện chuyển tiền – người mua chuyển tiền thẳng vào tài khoản người bán). Hay phương thức L/C (thanh toán tín dụng bằng chứng từ) cũng khá được ưa chuộng. Cuối cùng là 2 hình thức thanh toán D/A và D/P áp dụng cho thanh toán nhờ thu chứng từ.

Thông tin hàng hóa

Bao gồm những thông tin: tên hàng, số lượng, tổng trọng lượng, số khối , số kiện hàng (tính theo bao/chiếc/cái/thùng…), giá nhập,… để bạn có thể tính thử ra được số tiền hàng, tiền vận chuyển cần thanh toán.

Nước xuất xứ hàng hóa

Nhằm truy xuất nguồn gốc của hàng hóa đó xuất xứ từ quốc gia nào ví dụ như Vietnam, China,…để bạn có thể biết được.

Tổng tiền (Amount)

Thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng cả số và chữ, với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của 2 bên.

Điều kiện Incoterms

Ghi cùng địa điểm cụ thể của bên xuất khẩu (ví dụ như CIF HN, Vietnam). 

Ngoài ra, trên Commercial Invoice cũng sẽ có một số thông tin thường gặp khác như: POL – cảng xếp hàng/ POD – cảng dỡ hàng, tên tàu/số chuyến, Destination – Đích đến – thường hay trùng với POD…hay các giảm giá, chiết khấu,…ghi kèm theo.

Những điều cần lưu ý về Commercial Invoice

Nếu bạn khai báo hóa đơn thương mại không đúng hoặc sai thông tin sẽ ảnh hưởng khá lớn đến việc thông quan hàng hóa xuất khẩu. Vậy nên khi làm CI, bạn cần lưu ý những điều sau:

Thời gian phát hành

Khi có đầy đủ nhất các thông tin về số lượng hàng hóa, nguồn gốc, chủng loại,.. Commercial Invoice sẽ được lập để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn, từ đó xác định được chính xác thuế giá trị xuất khẩu.

Nhầm lẫn giữa các giấy tờ có nội dung tương tự

Khi làm CI, bạn cần đảm bảo các nội dung của văn bản phải chuẩn xá. Bởi giữa báo cáo thông tin hàng hóa đóng gói “Packing List” và hóa đơn xuất nhập khẩu thường dễ bị nhầm lẫn với nhau vì nội dung của chúng khá tương đồng.

Thiếu thông tin

Bạn cần chuẩn bị đây đủ hồ sơ hải quan trong quá trình khai báo, làm thủ tục để tránh bị bắt lỗi thiếu thông tin, dễ bị nhầm lẫn hoặc bị trả hàng về không được thông quan nhé.

Những thông tin về Commercial Invoice là gì, chức năng và nội dung của hóa đơn thương mại là gì mà bài viết trên đây đã đề cập tới hy vọng sẽ đem lại cho bạn những thông tin hứu ích.